Manter a empresa em um bom nível de competitividade perante a concorrência do mercado exige aperfeiçoamento e busca incessante por melhores resultados. Para ter certeza de que estes resultados estão sendo atingidos, é necessário saber medir a produtividade de todos os setores.
Contudo, como existem atividades muito distintas em cada departamento, a mensuração pode ser difícil e se tornar um pouco mais confusa do que o esperado.
Conheça 6 dicas para medir a produtividade de todos os setores
Pensando em facilitar um pouco mais a sua tarefa de avaliar a produtividade na empresa, separamos algumas boas dicas.
1. Defina metas
Sem dúvidas, esta é uma preocupação bastante importante na hora de conseguir medir a produtividade.
Se sua empresa não tem metas específicas e bem definidas, pode não saber se está performando ou não naquilo que se pretende.
Uma boa sugestão é utilizar a metodologia de Metas SMART para que se possa definir os objetivos específicos de cada departamento, e também da empresa como um todo. Basicamente, o que você precisa é criar metas que sejam ao mesmo tempo:
- Specific (Específicas)
- Measurable (Mensuráveis)
- Attainable (Atingíveis)
- Relevant (Relevantes)
- Time Based (Temporais)
Seguindo estas orientações, será possível ter metas bem realistas e objetivas. Faça isso e economizará muito tempo deixando índices e estudos de resultados pouco produtivos de lado.
2. Conheça bem a equipe
Além de existirem perfis de funcionários muito diferentes de acordo com o tipo de área, gestor e função desempenhada, é natural termos aqueles que são mais expansivos e outros mais introspectivos.
Não significa que quem reclama mais de um grande volume de trabalho realmente consiga produzir melhor e nem o contrário. Por isso, conhecer bem os funcionários é algo importante na hora de se mensurar o trabalho e os resultados conseguidos.
Saiba como cada um se comporta e veja como pode abordá-los da maneira adequada, para conferir exatamente se o que anda entregando está dentro do esperado pela empresa.
3. Entenda a relação de investimento e resultados
O volume de resultados que você apura tem uma relação direta com o esforço que é colocado em um projeto, sistema, produto ou serviço.
Para medir se esta relação está adequada e se os resultados conseguidos fazem sentido diante da alocação de pessoas e demais recursos, uma prática de mercado que é muito utilizada é o cálculo do ROI.
Usando esta ferramenta é possível avaliar proporcionalmente esta relação de maneira que fique muito mais fácil conseguir comparar departamentos muito diferentes.
O cálculo segue a seguinte fórmula:
ROI = (ganho obtido – investimento inicial) / investimento inicial
Assim é possível mensurar a produtividade de sistemas e também das suas equipes.
4. Considere a sazonalidade
Muitos gestores se preocupam muito com o total produzido e vendido, e o total de clientes atendidos, projetos finalizados e outros similares, a cada fechamento de mês.
Contudo, para que se possa realmente medir a produtividade de um departamento, é preciso que se considere a sazonalidade do período avaliado.
Em algumas épocas do ano, o volume de resultado produzido pode variar, mas isto não significa necessariamente que a produtividade também varie. Esta diferença pode ser percebida tanto para toda a empresa, quanto para áreas específicas.
É bem fácil de entender que em um mesmo mês o volume de vendas possa cair bastante, mas a parte operacional esteja em ritmo acelerado.
Ao fazer a avaliação da produtividade, considere como a sazonalidade e também o volume de dias trabalhados em um determinado período se comportam.
Desta forma, poderá se questionar se realmente em Fevereiro, que é o mês que normalmente tem o menor número de dias úteis no ano, seus resultados foram ruins de verdade ou não.
5. Defina indicadores de desempenho com base em seu ERP
Sem ter indicadores de desempenho fica impossível medir a sua produtividade. Por isso é necessário que se identifique os mais adequados para uma correta avaliação.
Ao escolher ou mesmo criar os seus índices para mensuração de produtividade, é preciso buscar conceitos que realmente traduzam os resultados alcançados e também uma fonte de dados segura.
Utilizando o seu ERP como base para os seus indicadores, você garante estar trabalhando com números que fazem sentido dentro da sua organização e dentro de cada setor, além de poder contar com a confiança de que estes dados estejam devidamente atualizados e prontos para se transformarem em informações relevantes para uma gestão mais assertiva e crítica.
6. Avalie a quantidade versus a qualidade
Produtividade não está somente ligada à quantidade do que se consegue entregar em um determinado tempo, mas também quanto à qualidade daquilo que é entregue.
Se um departamento está muito preocupado em produzir números de maneira que o volume esteja muito bom, mas a qualidade não acompanhe o bom nível exigido, isto pode ser um grande problema.
Trabalhando de maneira interligada, a área que receber estes inputs de baixa qualidade pode ter retrabalho ou perda de tempo fazendo correções. No final, a entrega para os clientes pode acabar comprometida e ainda há o risco de desperdícios.
Sendo assim, ao avaliar a produtividade de cada área, lembre-se sempre de incluir uma verificação do quesito qualidade. Confira:
Relatórios periódicos
Fechamentos de relatórios parciais são muito importantes para que se acompanhe melhor a produção de maneira a também se ter um tempo hábil para correções de rota em casos necessários.
Avalie qual a melhor frequência para uma avaliação de desempenho de cada área e mantenha uma programação disciplinada desta agenda. Se deixar estas datas muito espaçadas, seu nível de controle irá cair e talvez também a produtividade dos setores avaliados.
Sendo assim, converse com cada representante de área e acorde um prazo para revisão das entregas. Quanto mais sinergia houver entre você e as áreas, melhor para um bom entendimento, dimensionamento e avaliação do trabalho.
Agora que você já tem mais clareza sobre o que é preciso considerar para medir a produtividade dos setores da sua empresa com mais propriedade, é hora de tentar aplicar estas dicas e boas práticas de mercado em busca de uma avaliação mais criteriosa do que a que anda sendo feita em sua empresa.
Se quiser aproveitar o momento para também buscar outras formas de melhorar a sua tomada de decisões estratégicas, confira nosso conteúdo que explica como um sistema de gestão empresarial pode te ajudar.
