O controle de caixa é uma tarefa extremamente importante para qualquer organização. Por isso, requer atenção e cuidado na conferência de valores e na confirmação das operações efetuadas. Embora pareça simples, costuma causar dúvidas tanto para os operadores quanto para os empreendedores.
Toda empresa precisa fazer esse fechamento para ser capaz de analisar a movimentação financeira da companhia. E é aí que aparecem os problemas, impedindo o controle adequado das finanças e podendo levar a quebra de caixa. A consequência é uma gestão financeira ruim, que prejudica o crescimento saudável da organização.
No post de hoje, vamos falar mais sobre esse processo de fechamento do caixa. Vem com a gente para aprender mais sobre essa prática. Boa leitura!
Fechamento de caixa
É o nome dado ao controle das atividades e movimentações financeiras da empresa durante um período de tempo específico (um dia, uma semana, um mês, e assim por diante). É essencial que a companhia tenha uma metodologia de trabalho para evitar erros.
Falhas no registro da movimentação financeira da organização podem prejudicar a sua reputação perante a clientela. É importante, portanto, que o responsável seja qualificado e fique atento aos detalhes para fazer as operações de forma adequada e durante o expediente — assim, facilita as atividades do dia seguinte.
Em resumo, esse processo serve para conferir se o valor total de vendas existe na gaveta. Trata-se de um procedimento complexo que envolve diferentes formas de pagamento (dinheiro, cartões, cheques e similares), bem como operações distintas no meio do dia — a atenção, portanto, é fundamental.
Erros comuns no controle de caixa
Ter controle rigoroso das transações financeiras é essencial para garantir resultados positivos para a empresa. A gestão do fluxo de caixa ajuda a fazer um bom planejamento do negócio, pois permite melhores tomadas de decisão.
Veja, a seguir, erros que devem ser evitados para manter a saúde financeira da organização:
Desprezar o acompanhamento diário
Sem o acompanhamento periódico, os registros podem não ser suficientemente precisos, tornando mais difícil a detecção de problemas com antecedência. Ou seja, as finanças devem ser gerenciadas diariamente — e isso ainda ajuda a evitar fraudes e roubos.
Lançar vendas antes de receber
É importante que os valores sejam lançados apenas quando forem efetivamente recebidos. Uma venda a prazo, por exemplo, deve ser apontada a cada mês. O mesmo vale para os pagamentos, que devem ser registrados apenas quando forem de fato efetuados.
Ignorar os detalhes
O detalhamento dos registros garante maior precisão dos dados e, consequentemente, das previsões da companhia. Não ignore nenhuma entrada ou saída, por menor que seja, pois uma série de valores baixos forma um valor alto.
Desconsiderar as categorias
O uso de categorias ajuda a entender o fluxo e a identificar desperdícios. Com isso, as tomadas de decisão acabam sendo mais acertadas, pois fica mais fácil perceber aonde está indo mais dinheiro e traçar alternativas para aproveitar melhor as oportunidades de lucro investindo nas áreas certas.
Esquecer de ser realista
A conferência de valores ajuda a evitar erros que possam afetar o planejamento. A partir de dados concretos e confiáveis é possível fazer previsões mais realistas. Embora o otimismo seja importante, nem sempre as expectativas são alcançadas e é preciso estar preparado.
Procedimentos importantes
Os procedimentos estipulados pela empresa devem ser seguidos para evitar falhas comuns no decorrer do dia. Assim, fica mais fácil garantir que não haverá erros que possam prejudicar os cálculos dos saldos das movimentações.
Confira algumas ações podem ajudar.
Abertura do caixa
A abertura do caixa é feita diariamente no início do expediente. Nesse momento, deve-se dar entrada no valor inicial de reserva (fundo de troco ou valor de encaixe), aquela pequena quantia que fica à disposição do operador para servir como troco e para o pagamento de pequenas despesas no decorrer do período.
Registro de entradas e saídas
Além do valor inicial de reserva, é essencial registrar as demais entradas e saídas que ocorrerem ao longo do dia. Se o controle for manual, é preciso anotar cada operação, conferir e juntar os comprovantes para fazer o fechamento de caixa depois.
Quando o processo é feito com o auxílio de um Enterprise Resource Planning, cada ação deve ser lançada no sistema — vale, ainda, conferir os dados — e os documentos que comprovam a rotina devem ser guardados. O próprio ERP calcula tudo no fechamento de caixa.
É comum que os estabelecimentos adotem a sangria de caixa (transferindo valores para outro local, como cofre, depósito bancário ou o envio de malotes para um carro forte) por questão de segurança. É preciso lançar ou anotar o valor e os documentos correspondentes de sangria, bem como os reforços de caixa.
Outra vantagem do ERP é que ele separa todos os documentos por categoria (já que está programado para reconhecê-los). Assim, no caso dos pagamentos com cartão de crédito, por exemplo, tudo fica categorizado por bandeira no relatório de fechamento de caixa, o que facilita bastante a conferência das transações.
Conferência de valores
O fechamento de caixa deve ter os valores separados por tipo de movimentação — dinheiro, cheque, cartão de crédito e débito, tíquetes, pagamentos e vales. Com um ERP, desde que todas as transações sejam lançadas corretamente, as chances de haver divergências são bem menores.
Em outras palavras, se tudo for lançado adequadamente no sistema, o fechamento de caixa feito pelo ERP (que é automatizado) estará livre de erros, já que não há interferência humana. Ao final do processo, a possibilidade de emitir relatórios das movimentações facilita muito a conferência de dados.
Vantagens do ERP
Fica claro que o uso de um sistema de gestão torna o controle do fluxo de caixa mais fácil, preciso e livre de falhas. Basta, para isso, que ele seja mantido sempre atualizado com as informações pertinentes durante o processo para que o controle seja muito mais eficaz.
Assim, quando se usa um ERP, a disciplina no controle do fluxo de caixa ainda é muito importante, mas erros de cálculo e organização, tipicamente humanos, deixam de acontecer.
Se todos os procedimentos definidos forem seguidos com atenção, há muito mais chances de evitar as quebras de caixa.
A sua empresa faz esse controle de forma adequada? Entre em contato com a Consistem para expor suas dúvidas e saber como podemos ajudá-lo.
