O inventário de estoque é um dos processos mais estratégicos da gestão empresarial e, ao mesmo tempo, um dos que mais exigem precisão. Ele representa o retrato fiel do patrimônio da empresa, refletindo diretamente nas áreas financeira, contábil e fiscal.
Quando o estoque físico não corresponde ao registrado no sistema, surgem desafios, como perdas financeiras, falhas no planejamento de compras, ruptura de produtos e até penalidades fiscais por divergências.
Mais do que uma obrigação contábil, o inventário é uma ferramenta de inteligência operacional. E, quando integrado a um sistema de gestão empresarial, esse processo se transforma em um fluxo automatizado, confiável e livre de retrabalho, garantindo decisões baseadas em dados precisos.
Continue a leitura e descubra como fazer um inventário de estoque eficiente, quais são os tipos de inventário mais usados e como a integração com um sistema ERP pode elevar sua gestão a outro patamar de produtividade e segurança.
O que é um inventário de estoque?
O processo de contagem e registro de todos os itens armazenados, sejam matérias-primas, produtos acabados ou materiais de consumo é conhecido como inventário de estoque.
A prática consiste em comparar o estoque físico com o registrado no sistema para detectar divergências, perdas, excessos ou produtos sem giro. O objetivo é garantir que os dados reflitam a realidade e que os relatórios fiscais e contábeis sejam confiáveis.
Por que é importante para a empresa?
Fazer o inventário regularmente traz benefícios que vão além do controle físico. Qualquer falha pode gerar impactos em diversos setores da empresa, como erros no planejamento, atrasos nas entregas e até a insatisfação do cliente.
Quando realizado de forma adequada, o inventário fortalece a gestão, reduz custos e melhora a experiência do consumidor e impulsiona a alta performance.
Benefícios para a gestão e finanças
O inventário é fundamental para manter o controle rigoroso dos produtos e otimizar recursos, sendo uma das práticas mais importantes para a saúde operacional e financeira do negócio.
Controle financeiro eficaz
Uma lista completa e detalhada de todos os itens em estoque, com informações sobre quantidade, valor e condição, facilita o alinhamento entre o sistema e a realidade física, garantindo alta acuracidade nos registros.
Decisões mais assertivas
Com dados confiáveis, os gestores conseguem identificar padrões, gargalos e oportunidades, analisando produtos mais rentáveis, de alto giro ou com baixa saída.
Planejamento mais estratégico
Ao entender o comportamento do estoque, é possível ajustar compras, produção e vendas com base na demanda real, evitando tanto o excesso quanto a falta de produtos.
Redução de custos operacionais
Desvios, desperdícios e produtos parados são identificados rapidamente, permitindo ações preventivas que reduzem gastos e aumentam a eficiência.
Conformidade contábil e fiscal
O estoque integra o patrimônio da empresa. Um inventário preciso assegura balanços contábeis confiáveis, mantendo a conformidade com obrigações fiscais e fortalecendo a credibilidade das informações financeiras.
Benefícios operacionais e de atendimento
O inventário também tem impacto direto na rotina e na satisfação dos clientes.
Otimização da rotina e dos processos
Com um estoque organizado e dados precisos, os processos de armazenagem, separação e expedição se tornam mais ágeis e confiáveis.
Maior organização interna
Todos os itens passam a estar devidamente registrados e armazenados, garantindo total visibilidade das operações.
Melhor atendimento ao cliente
Quando o estoque está sob controle, há mais previsibilidade de entrega, agilidade e precisão nas informações, o que resulta em uma experiência de compra mais positiva e fidelização do cliente.
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Saiba como escolher o tipo de inventário ideal
É preciso considerar a realidade e as particularidades da sua empresa para escolher o tipo de inventário ideal. A definição do método de contagem e controle é determinada principalmente por quatro fatores:
1. Características do estoque
O primeiro ponto é avaliar o volume e a diversidade de SKUs, ou seja, os itens físicos. Empresas com grandes estoques ou alta variedade de produtos precisam de métodos mais detalhados, que permitam contagens contínuas e fracionadas, sem comprometer o ritmo operacional.
2. Ritmo de movimentação
O giro do estoque também influencia a escolha. Itens com alta rotatividade exigem contagens mais frequentes para manter a precisão dos registros e evitar discrepâncias entre o físico e o sistema. Já produtos de baixo giro podem ser verificados em intervalos maiores, sem comprometer o controle.
3. Capacidade operacional e tecnológica
Outro fator decisivo é a estrutura disponível. Analise o tempo, a mão de obra qualificada e as tecnologias de suporte, como softwares de gestão empresarial e coletores de dados. Esses recursos permitem aplicar métodos mais robustos, com menos intervenção manual e maior confiabilidade.
4. Prioridades estratégicas
Por fim, leve em conta os objetivos da empresa. Se o foco for evitar a paralisação completa das operações, o inventário rotativo é o mais indicado. Esse modelo permite que a contagem ocorra de forma contínua, sem interromper produção, vendas ou expedições, mantendo o controle constante.
Tipos de inventário de estoque
Depois de entender os fatores que influenciam a escolha do inventário ideal, é hora de conhecer os principais modelos de contagem utilizados pelas empresas.
Inventário cíclico (ou rotativo)
Em vez de fazer uma única contagem anual, o inventário cíclico consiste em dividir a verificação de estoque em ciclos periódicos. Assim, a empresa realiza contagens contínuas de grupos específicos de produtos, por exemplo, conforme o valor, o giro de estoque ou a localização geográfica, garantindo que todo o estoque seja revisado ao longo do tempo.
O processo é simples:
- O estoque é dividido em grupos ou partes (como classes A, B e C ou por corredores do armazém);
- A contagem é feita em períodos definidos (diária, semanal ou mensal);
- Ao fim de cada ciclo, as diferenças entre a contagem física e o registro do sistema são ajustadas.
A frequência e o número de grupos contados variam conforme a importância e o giro dos produtos. O foco em um conjunto reduzido de itens por ciclo torna o processo mais ágil e minimiza o impacto nas operações diárias.
O inventário cíclico é ideal para empresas de todos os portes que buscam alta precisão e acuracidade das informações, sem precisar parar a produção ou as vendas. Esse método reduz erros, permite correções em tempo real e mantém o fluxo operacional ativo, evitando o chamado shutdown das operações.
Inventário periódico
No inventário periódico, a contagem física é realizada em intervalos fixos, que podem ser mensais, trimestrais ou anuais, para determinar os níveis de estoque e calcular o Custo da Mercadoria Vendida (CMV).
O processo funciona assim:
A equipe percorre o armazém e faz a contagem física de todos os itens;
Entre uma contagem e outra, o controle é feito apenas pelos registros de entrada e saída de mercadorias;
No fim do período, a contagem física é comparada ao sistema, e o CMV é calculado pela fórmula: CMV = Estoque Inicial + Compras – Estoque Final.
Esse método é adequado para pequenas empresas, com baixo volume de estoque e menos movimentações diárias. Por ser manual, exige a interrupção parcial ou total das operações durante a contagem, o que limita seu uso em ambientes de alta rotatividade.
O inventário periódico é uma opção simples e de baixo custo para negócios menores que precisam verificar saldos e valores regularmente, sem recorrer a tecnologias complexas.
Inventário rotativo (ou dinâmico)
Este método é uma variação do cíclico, mas com foco em categorias específicas, como o valor dos itens (curva ABC), o histórico de divergências, a criticidade dos produtos ou a frequência de movimentação.
Na prática, o estoque é dividido em segmentos menores, que são contados periodicamente conforme um calendário predefinido. A ideia é que, ao longo do período (semana, mês ou trimestre), todos os segmentos tenham sido revisados pelo menos uma vez.
Após cada contagem, os dados físicos são comparados aos registros do sistema, e eventuais discrepâncias são ajustadas imediatamente. A tecnologia tem papel essencial nesse método: leitores de código de barras, coletores móveis e etiquetas RFID tornam o processo mais rápido, preciso e confiável.
O inventário rotativo é altamente indicado para empresas com grande diversidade de produtos e recursos de pessoal limitados, por ser flexível e contínuo. Ele complementa o inventário cíclico, oferecendo controle refinado sobre os itens mais críticos ou de maior valor.
5 passos para fazer um inventário de estoque
Agora que você já conhece os conceitos e tipos de inventário, é hora de entender como aplicar o processo na prática.
Esses cinco passos ajudam a conduzir o inventário com precisão, eficiência e integração com o sistema ERP.
1. Faça um bom planejamento
O primeiro passo é definir o tipo de inventário mais adequado ao seu negócio, seja ele contínuo, sem interrupção das operações, ou geral, com paralisação temporária para contagem.
Em seguida, estabeleça a periodicidade da contagem, de acordo com o volume e a movimentação dos produtos. Reúna os colaboradores envolvidos e alinhe o procedimento completo, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades.
Um bom planejamento é o que reduz falhas e garante agilidade em todas as etapas seguintes.
2. Organize o estoque
Antes da contagem, organize o armazém por categorias, setores ou localizações para facilitar o processo.
Identifique os itens com informações detalhadas, como cor, tamanho, voltagem ou lote, e adote um código único para cada produto, evitando duplicidades.
Durante a contagem, suspenda movimentações de entrada e saída de mercadorias. Assim, você evita divergências nos registros e assegura que os dados físicos e sistêmicos estejam alinhados.
3. Realize a contagem física
A contagem deve ser minuciosa e padronizada. Para aumentar a precisão, é fundamental contar e conferir a contagem, de preferência por equipes diferentes.
Além da quantidade, é importante verificar o estado de conservação dos produtos, registrando perdas, danos ou vencimentos. Essas informações são essenciais para manter o controle patrimonial e financeiro em dia.
4. Faça a conferência e os ajustes
Após a contagem, registre todas as quantidades e compare os dados físicos com os números do seu ERP.
As divergências devem ser analisadas e ajustadas de forma documentada, sempre informando o motivo da correção. Essa etapa garante que o estoque reflita a realidade e que o sistema mantenha informações confiáveis para contabilidade, compras e produção.
5. Analise os resultados e monitore os indicadores
Com o inventário concluído, analise os resultados para identificar causas de divergências como erros de registro, perdas não identificadas ou falhas no processo logístico.
A partir dessa análise, corrija os pontos críticos e implemente boas práticas para evitar que os problemas se repitam. Monitore continuamente as movimentações de entrada e saída, e use relatórios gerenciais do ERP para manter o estoque sempre atualizado e de alta acuracidade.
Como usar o ERP para otimizar a gestão de estoque
Integrar o inventário ao ERP é o passo mais inteligente para transformar o controle de estoque em uma vantagem competitiva. Com um software de gestão empresarial, todas as movimentações, entradas, saídas, ajustes e notas fiscais, são registradas em tempo real, eliminando retrabalhos e divergências entre o físico e o contábil.
A automação de processos, como o uso de leitores de código de barras, rastreabilidade por lotes e relatórios de desempenho, proporciona uma visão completa e confiável do estoque. Além disso, as análises integradas ao ERP permitem prever demandas, otimizar compras e reduzir custos operacionais, tornando a gestão mais ágil e estratégica.
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