Você sabia que as empresas brasileiras deverão substituir o Certificado Digital A1 pelo Selo Eletrônico para a autenticação de notas e documentos oficiais? O objetivo é aumentar a segurança de dados, reduzindo o risco de vazamentos e fraudes.
O Selo Eletrônico promete trazer vários benefícios para as empresas. Mas, para aproveitar as vantagens, o seu negócio precisa estar preparado para esta mudança. Continue a leitura e descubra o que muda com a medida e quais impactos ela deve trazer para o seu negócio.
O que é o Selo Eletrônico?
O selo eletrônico é um certificado digital que tem como principal objetivo dar segurança às transações eletrônicas. Ele funciona como um “carimbo digital” que autentica documentos fiscais e outras documentações oficiais, garantindo a veracidade do conteúdo. Na prática, é como se fosse um certificado de assinatura, mas exclusivo para pessoas jurídicas.
Diferente dos certificados A1, que hoje são utilizados para essa finalidade, o Selo Eletrônico não vai conter dados de pessoa física como titular e não terá valor jurídico para a assinatura de contratos. Ou seja, não estará vinculado a uma pessoa física designada como responsável pela autenticação, mas sim à empresa como um todo.
Por que substituir o Certificado Digital pelo Selo Eletrônico?
A substituição do certificado A1 pelo Selo Eletrônico vem para prevenir o uso inadequado dos certificados PJ. Isso porque a certificação, usada para a emissão de notas fiscais, pode ser utilizada também para a assinatura de contratos, desviando-se do seu propósito original.
Afinal, há situações em que o titular do certificado A1 não é a pessoa mais indicada para assinar contratos e documentos, e a empresa pode ficar exposta a uma série de problemas legais e judiciais. E nenhuma organização quer passar por isso, não é mesmo?
Confira os principais benefícios do Selo Eletrônico:
Segurança reforçada
Como falamos anteriormente, no certificado digital A1 a assinatura está diretamente vinculada a uma pessoa física. Já o selo promove a separação entre dados pessoais e corporativos. Isso diminui os riscos de exposição indevida de informações, já que outras pessoas podem usar os dados do usuário para buscar outras informações sobre ele, inclusive em órgãos públicos.
Alinhamento às normas internacionais
O Selo Eletrônico está alinhado com padrões internacionais de certificação digital, aumentando a segurança e a integridade do sistema de autenticação digital do nosso país. Essa conformidade abre portas para novos negócios e parcerias globais.
Praticidade para validar documentos
O Selo Eletrônico permite autenticar processos operacionais de um jeito mais prático, pois não terá vínculo com uma pessoa física. Já a validação dos contratos e outros documentos que dependem da assinatura do representante legal será feita de uma forma diferente, por meio do certificado digital de pessoa física, do tipo A3.
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Quando o Selo Eletrônico será obrigatório?
De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o selo será obrigatório para todas as empresas a partir de março de 2029. Como a implantação do selo vai impactar muitos empreendimentos no Brasil, o processo está acontecendo de forma gradual, por etapas.
A implementação começou em março de 2024, com a emissão dos novos tipos de certificados de usuários finais. Como a implantação será feita gradualmente, é importante que as empresas aproveitem esse período de transição para se adaptar às novas normas, garantindo que a adequação aconteça de forma tranquila.
Como preparar a empresa para usar o Selo Eletrônico?
No decorrer deste texto, você pôde perceber, a implementação do Selo Eletrônico deve trazer uma série de benefícios para as empresas. No entanto, é importante que o seu negócio esteja preparado para essa mudança, evitando contratempos e mal entendidos no uso deste documento.
Veja algumas dicas:
- Informe-se sobre as mudanças que deverão ser realizadas na empresa e os reflexos que o novo processo de autenticação de documentos deve trazer no dia a dia;
- Capacite os colaboradores da área contábil sobre o uso correto do Selo Eletrônico nos processos de trabalho;
- Determine quem terá acesso ao selo, definindo funções e limites de uso, para evitar que ele seja usado por pessoas não autorizadas;
- Crie e distribua um manual de boas práticas, para que o uso do selo seja feito em conformidade com a legislação vigente;
Acompanhe as atualizações do fornecedor do selo eletrônico e do sistema de gestão utilizado na sua empresa, para aproveitar ao máximo os benefícios desta mudança.
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a entender sobre a implantação do Selo Eletrônico e a substituição do Certificado Digital A1 utilizado hoje pelas empresas.
Até a próxima!
