Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), integra as atividades de toda gestão operacional e administrativa da indústria, contemplando toda área de back office, chão de fábrica e seus periféricos.
A ferramenta é indispensável para quem busca o aumento de produtividade e eficiência, o acesso facilitado e interconectado dos dados do negócio e o controle total dos processos.
É claro que, com tantas funcionalidades envolvendo tantos setores, a implantação do ERP precisa ser apoiada em um tripé que abranja planejamento, implantação e treinamento.
Como acontece com qualquer grande iniciativa, um plano de implementação cuidadosamente projetado é fundamental.
Dividir a implementação em fases, cada uma com objetivos claros, colabora para que a aquisição de um ERP ocorra de modo linear, com o mínimo de contratempos.
Mergulhar em uma implantação de ERP sem estabelecer a direção, o escopo e a estrutura aumenta a probabilidade de encontrar problemas significativos posteriormente. Neste conteúdo, vamos apresentar as etapas de implantação de um ERP, confira!
- Leia também: Como justificar o investimento em um sistema de gestão.
Fases-chave em um plano de implantação de ERP bem-sucedido
O processo de implantação do ERP está repleto de armadilhas, incluindo migração de dados deficientes e falta de treinamento para os usuários finais.
Além de garantir que os aspectos técnicos do sistema sejam seguidos corretamente, a implantação do ERP deve se concentrar no gerenciamento dessas mudanças, fazendo com que as necessidades da empresa sejam consideradas em cada etapa e que todos os usuários sejam muito bem treinados para usar o sistema.
Veja, a seguir, quais são as principais e mais importantes etapas para a implantação do ERP.
Etapa 1: Descoberta e Planejamento
A primeira etapa da implantação do ERP inclui a pesquisa e a seleção de um sistema por parte do gestor. Ela envolve o processo de aquisição da ferramenta com a empresa desenvolvedora.
Via de regra, o plano de projeto é definido pela desenvolvedora do sistema e apenas apresentado ao cliente para validação, de acordo com as seguintes fases:
Priorização: Definir quais serão as áreas ou os processos que serão implantados – o entendimento de cadeia de valor, o suporte no momento de definição de processos, os mais importantes e relevantes a serem priorizados.
Levantamento: É importante, no levantamento, ter em mente que algumas áreas estão integradas. Caso a comunicação entre os processos não esteja clara, o reflexo será na possibilidade de retrabalho futuro.
Mapeamento: A empresa deve ter a clareza da maturidade que se encontra em relação a seus processos e suas regras de negócio, pois o sistema de gestão empresarial automatiza processos desde que esses estejam adequados e desenhados de modo funcional. Esta fase de mapeamento é primordial para que a implantação tenha sucesso e flua da melhor maneira possível.
Na implantação do sistema de gestão empresarial, tem sido uma boa prática pelas empresas assumirem o desenho do processo na forma como está concebido no ERP e adequá-lo ao seu dia a dia, assim utiliza-se de uma boa prática de gestão empresarial, e a implantação flui melhor.
Na Consistem, fazemos um diagnóstico minucioso dos processos da empresa. De preferência, esse estudo acontece antes mesmo da assinatura do contrato, a fim de evitar surpresas durante o processo de implantação.
Etapa 2: Projeto/Desenvolvimento
Como será o novo sistema de gestão e como ele será usado na organização?
Nesta etapa, a equipe de projeto e a equipe de implantação trabalharão nas configurações e parametrizações do novo sistema definindo funções e documentando os procedimentos padrão.
Um sistema flexível permite que as funcionalidades sejam parametrizadas para atender aos processos individuais de cada negócio.
Etapa 3: Configurações iniciais
O objetivo da etapa de configurações iniciais é preparar todo o sistema para começar a operar.
Nesta fase de implantação do ERP, são realizadas atividades como concluir as configurações e as parametrizações necessárias, importar dados e iniciar os treinamentos de usuários-chave.
Etapa 4: Implantação/Simulado
A funcionalidade do sistema está alinhada com os requisitos definidos para o projeto?
As fases de testes e de ativação de customizações geram os ajustes que se façam necessários, abrindo possibilidade da realização do simulado final. Este é o passo final antes de mergulhar no sistema ao vivo.
Etapa 5: Go/no-Go
Para iniciar esta etapa, as equipes envolvidas farão uma avaliação final da situação para decidirem se chegou o momento de oficializar o sistema na empresa.
Antes de entrar em operação, os dados finais serão carregados e validados.
Suporte contínuo
Assim que o sistema ERP estiver ativo, o objetivo da equipe do projeto da empresa será alterado. Com o tempo, à medida que evolui a forma como os usuários trabalham dentro do sistema, ajustes e mudanças na configuração do sistema podem ser necessários. Nesse caso, temos uma área de Suporte/Serviços com profissionais treinados para ajudar no que for necessário.
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