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Entenda como utilizar um ERP para otimizar o lean management

No mundo corporativo atual, torna-se necessário investir em tecnologias para manter-se competitivo. Empresas que não se atentam ao controle do fluxo de informações, à integração entre seus setores, à otimização de processos e ao gerenciamento de despesas correm um grande risco de inviabilizar suas atividades e perder espaço no mercado.

A Indústria 4.0 chegou e, para auxiliar nesse cenário, foram desenvolvidas diversas metodologias empresariais. Uma delas é o ERP, um sistema de gestão que tem como objetivo otimizar o tempo e as despesas de um empreendimento, além de organizar informações que servirão de base na hora de tomar decisões.

Além do ERP, existem outras metodologias que visam a melhora dos procedimentos e o aumento da produtividade. Porém, engana-se quem pensa que um modelo exclui o outro. É possível conciliá-los e obter resultados ainda mais satisfatórios. Por exemplo, é possível utilizar um ERP para otimizar o lean management (e vice-versa). Continue a leitura deste artigo e entenda como funciona.

O que é lean management?

Em primeiro lugar, é necessário compreender efetivamente do que se trata o lean management. É uma filosofia de gestão empresarial, originada do sistema de produção da montadora japonesa Toyota, que visa a geração de valor para os clientes, a simplificação dos processos e a diminuição de desperdícios e custos.

Geralmente, a adoção desse método pressupõe mudanças significativas na mentalidade e na atuação dos gestores. Os resultados são o aprimoramento da rotina de trabalho, o aumento de lucratividade, devido à já mencionada redução de desperdícios. E também a melhora na imagem da organização, que influencia diretamente a percepção de valor que o consumidor possui sobre a marca.

Quais são os principais fundamentos do lean management?

Valor

Basicamente, valor é aquilo que o consumidor está disposto a pagar. Entender quais são as necessidades dos clientes é fundamental para poder desenvolver e oferecer uma solução. Inovar é essencial para que sua empresa se destaque das demais e agregue valor à sua imagem e ao seu produto.

Fluxo de valor

É preciso saber quais etapas da cadeia produtiva geram mais valor ao cliente. Uma ferramenta importante é o Mapa de Fluxo de Valor, que possibilita analisar os processos, fluxo de informações e materiais a fim de melhorá-los e de eliminar os desperdícios.

Produção puxada

De maneira simplificada, esse princípio busca adequar a produção da empresa à demanda. Afinal, produtos e serviços são feitos de acordo com as necessidades e desejos dos clientes, ou seja, “puxados” por eles. Esse método evita superprodução, acúmulo de estoque, custos de armazenamento, entre outros desperdícios.

O ritmo produtivo precisa ser flexível e acompanhar as variações do mercado. Para elucidar um pouco essa ideia, daremos um exemplo simples e prático: imagine que você tenha uma empresa têxtil e seus clientes costumam comprar 100 peças por mês. Nesse caso, produzir 200 poderá resultar em desperdício.

Além disso, se o volume de vendas diminuir para 70 peças mensais, é preciso reduzir a produção para adequá-la à nova demanda e evitar armazenamento excessivo de produtos e os custos que isso gera.

Fluxo contínuo

Um dos pontos mais importantes do lean management, trata-se do caminho e do tempo que aquilo que foi produzido leva para chegar aos clientes. É esse princípio que vai nortear o ritmo de produção. O ideal é manter um fluxo contínuo de trabalho e evitar perda de tempo e espaço com estoques entre os processos. Além de reduzir o tempo de espera dos consumidores.

Execução perfeita

É claro que erros acontecem, principalmente em um sistema de produção. Porém, quando se tem um padrão de qualidade e um controle rigoroso, os erros podem ser detectados e corrigidos, evitando defeitos nos produtos e/ou serviços e problemas com os consumidores.

Os modelos produtivos praticados pela Toyota e pela Ford, denominados “one piece flow” (também conhecido como “fragmentação do trabalho”), mostram que é possível ter um aumento de produtividade quando cada colaborador fica encarregado por uma determinada atividade.

Desse modo, são evitadas interrupções na cadeia produtiva e é reduzido o “task“, que é o tempo e o espaço que o produto leva para chegar ao consumidor.

Como utilizar um ERP para otimizar o lean management?

Um ERP é capaz de integrar todos os departamentos de uma empresa a partir de módulos específicos que são hospedados em um mesmo lugar. Como todos vão compartilhar do mesmo banco de dados, a comunicação entre eles tende a ficar mais dinâmica e eficiente. Veja como esse sistema pode otimizar o lean management:

Produção

A fabricação de produtos ou prestação de serviços baseia-se geralmente nas previsões de vendas. Que podem ser feitas com base nas informações que são coletadas e analisadas por meio do software ERP. A partir disso, é possível programar a compra de materiais e agendar as produções.

Essa metodologia contribuirá para que o ritmo de produção seja adequado à demanda planejada, de acordo com os princípios de produção puxada e fluxo contínuo.

Engajamento

O setor encarregado de manter o relacionamento com os clientes pode utilizar as ferramentas disponíveis nos softwares ERP para entender quais são as etapas dos procedimentos que mais impactam a percepção de valor, como atendimento, logística etc., a fim de buscar formas de otimizá-los. Esse aprimoramento vai ao encontro dos princípios de valor e fluxo de valor.

Organização

Esse ponto é fundamental para o funcionamento dos dois anteriores. Como foi demonstrado, tanto a otimização da produção quanto o aumento do engajamento baseiam-se nas informações que são coletadas e armazenadas por meio do ERP.

Entretanto, para colocar em prática, é preciso que esses dados estejam devidamente organizados para que sejam encontrados fácil e rapidamente sempre que necessário.

Assim como muitas instituições já fizeram, é possível utilizar as ferramentas tecnológicas disponibilizadas pelos sistemas ERP para otimizar o lean management e, com isso, melhorar seus procedimentos administrativos e produtivos, aumentar o engajamento com os clientes, reduzir custos e desperdícios e aumentar a produtividade e a lucratividade.

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