A análise dos resultados financeiros de uma empresa no decorrer de 12 meses (ano contábil) requer a apuração de uma série de indicadores de desempenho. Organizá-los é uma tarefa complexa, que demanda tempo, pessoal e recursos das empresas. Quanto mais manual for essa tarefa, mais trabalhosa e custosa ela tende a ser.
Para minimizar erros e reduzir o tempo gasto com gerenciamento das informações contábeis e financeiras, um número cada vez maior de empresas investe em ferramentas que automatizam e aprimoram processos. É o caso do sistema de gestão integrada!
Aproveite o artigo a seguir para entender como planejar o ano contábil utilizando um ERP.
Boa leitura!
Preparação do ano contábil
Em geral, o ano contábil vai de janeiro a dezembro, coincidindo com o calendário civil. Isso não é uma regra, mas costuma ser o padrão adotado pelas empresas.
Durante esse período, será executado o orçamento previsto e todos os dados e compromissos fiscais da empresa serão processados, entre eles o cumprimento das obrigações acessórias.
O processo orçamentário, no entanto, começa antes disso. É iniciado com a organização do ano contábil. É importante entender essa etapa como parte do processo gerencial. Ou seja, as decisões contábeis precisam estar alinhadas com as metas, estratégias e potencial financeiro da organização.
Na preparação do ano contábil será definido todo o orçamento anual, considerando as operações da empresa em sua totalidade. Cada setor deverá ser contemplado em suas necessidades e potencialidades.
Outras definições importantes são programadas para serem implementadas no decorrer do ano contábil, como ajustes financeiros, investimentos, enquadramento tributário e gestão de tributos, entre outros.
Na esfera tributária, a organização do orçamento deve buscar as melhores opções de enquadramento fiscal e avaliar vantagens, como isenções e desonerações, com o objetivo de minimizar o impacto tributário no orçamento. Portanto, o planejamento fiscal também depende das decisões relativas ao ano contábil.
Problema fiscal a ser enfrentado
O Brasil é o país em que as empresas levam mais tempo para fazer a gestão de tributos. São aproximadamente 2.000 horas por ano, em média, segundo o relatório Doing Business, elaborado pelo Banco Mundial.
Entre 210 países avaliados, nenhum se aproxima do patamar brasileiro nesse aspecto. A média na América Latina é de 332 horas ao ano e, entre os países membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), 160 horas anuais.
Sem a adoção de processos automatizados, as companhias nacionais – que já saem em desvantagem – ficam ainda mais para trás. Qualquer investimento que consiga reduzir o cumprimento das obrigações contábeis é valioso.
Basta considerar que os empresários brasileiros, que gastam cerca de 2.000 horas anuais com a gestão fiscal, tem que dedicar, em média, mais de cinco horas diárias durante todos os 365 dias do ano para atender apenas aos requisitos tributários.
O que está por trás desses números alarmantes é um sistema tributário complexo, que exige análise aprimorada de cada tributo e o registro de todas as operações que influenciam a base de cálculo e o valor devido do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Automação é mais do que obrigação
Desde que foi instituído, em 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vem obrigando as empresas a automatizarem o cumprimento de obrigações acessórias gradualmente.
O objetivo é fazer com que todas as organizações concentrem informações contábeis e organizacionais em um ambiente único e digital. Dessa forma, vem sendo incorporada uma nova rotina na gestão das empresas.
A adequação ao sistema requer o uso de softwares capazes de transmitir os dados de forma automatizada. É nesse ponto que uma obrigação se transforma em oportunidade.
Como planejar o ano contábil utilizando um ERP
Ferramentas que necessariamente precisam ser incorporadas pelas organizações podem fazer mais do que a simples transmissão de dados. Além de concentrarem as informações contábeis e financeiras, são capazes de processar análises de forma autônoma, entregando demonstrações, balanços e relatórios com agilidade.
Todas as operações da empresa dependem das definições a serem aplicadas no decorrer do ano contábil. Ou seja, decisões importantes são tomadas nesse momento. Um dado equivocado, por exemplo, pode levar a orientações prejudiciais ao orçamento, assim como a clareza de algumas informações para abrir inúmeras oportunidades.
O tratamento de dados é uma das funcionalidades dos Sistemas de Gestão Empresarial, conhecidos como ERP.
Divido em módulos, ele é um sistema informatizado que reúne e processa as informações empresariais, promovendo a integração das informações de todas as áreas da empresa em um só ambiente.
Todos os ramos, ao final, convergem para a contabilidade, já que é nela que são feitas as apurações de resultado e balanços patrimoniais de toda a organização. Assim, custos de mercadorias, faturamento, gestão de estoques e todas as despesas, por exemplo, são etapas que se ramificam para todo o empreendimento. Mas precisam ser corretamente registradas e analisadas no âmbito contábil. É por isso que um sistema integrado oferece melhores resultados do que softwares isolados e específicos para cada setor.
As possibilidades de uso estratégico do ERP são inúmeras, mas ainda subutilizada pela maior parte das empresas que adotam o sistema. Segundo o Portal ERP, muitas organizações desconhecem uma série de funcionalidades e rotinas que podem ser adotadas e aprimoradas pelo sistema.
Ainda assim, as vantagens apontadas pelos empresários brasileiros merecem destaque. Entre as principais estão à redução de tempo de ciclo de fechamento contábil/financeiro, melhoria na gestão de caixa, aumento das receitas/lucros e maior produtividade, entre outros aspectos.
O módulo fiscal e contábil do ERP promove a gestão dos documentos eletrônicos que precisam ser emitidos pela empresa. Além desse aspecto, que reduz processos e prazos, é possível adaptar o sistema de acordo com as necessidades corporativas. Por isso, é fundamental avaliar não só as funcionalidades básicas dos softwares, mas, também, as aplicações que podem ser adotadas para fins específicos de cada empresa.
De maneira geral, o ERP pode ajudar a organizar o ano contábil da empresa a partir do controle das informações e documentos fiscais.
Em termos de análises, os usuários do sistema tendem a tomar decisões mais assertivas e estratégicas com o uso dos relatórios gerenciais, fiscais e tributários emitidos pelo software – o que é fundamental para a definição do orçamento que será adotado e gerenciado no decorrer do ano contábil.
Na prática, as aplicações são variadas. Armazenamento de todas as informações vinculadas ao SPED facilita a unificação das entregas obrigatórias ao fisco. O registro completo de todos os processos fiscais realizados pela empresa permite maior controle de resultados e fluxos financeiros. Assim como o armazenamento e acesso imediato a dados dos Livros Fiscais. Na rotina diária, realiza a emissão, armazenamento e gestão de Notas Fiscais Eletrônicas.
O acesso ágil a todos os arquivos fiscais da organização tem aplicação direta na gestão contábil. Todas essas aplicações são capazes de reduzir consideravelmente o tempo gasto com o cumprimento de obrigações acessórias. Afinal de contas, quem quer gastar 2.000 horas do ano contábil apenas com tarefas burocráticas e operacionais?
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