Pequenas perdas de produtividade, constantes ocorrências de falhas ou ausência de dados concretos para elaboração de relatórios, podem ser alguns sinais de que chegou a hora de mudar de software de gestão. E você, como gestor, precisa saber reconhecê-los.
A eficiência de um ERP está diretamente relacionada às atividades de controle operacional e seus resultados, portanto, deve receber a devida atenção. Mas se você não sabe, exatamente, o que deve ser avaliado para que se defina uma mudança de sistema, separamos os aspectos que precisam ser considerados.
O software de gestão não acompanha as necessidades da empresa
De uma maneira geral, esse é o primeiro e um dos mais graves sintomas que indicam que é necessário avaliar outra solução para realizar o controle operacional e estratégico do negócio, e que preciso mudar de software de gestão.
Muitas vezes, para fazer a rotina não parar, algumas saídas alternativas são adotadas, mas que não correspondem exatamente às necessidades específicas da empresa.
Assim, cadastros com campos preenchidos de maneira adaptada e procedimentos feitos com etapas faltando, ou ignoradas, são bons exemplos de falta de adequação de uma ferramenta.
Ocorrência constante de falhas
Outro ponto que costuma chamar a atenção são as falhas e inconsistências que ocorrem com muita frequência.
Elas podem denunciar uma arquitetura de software pouco robusta e confiável. Pode ser também que alguns protocolos estejam precisando ser revistos ou ainda que exista alguma incompatibilidade entre o ERP e as tecnologias adjacentes da organização.
Esse tipo de comportamento é muito preocupante, tanto porque gera perdas operacionais pontuais como também pode, de forma imprevisível, comprometer o funcionamento da empresa com uma parada mais grave.
Necessidade de controles paralelos
Uma organização que investe em um sistema de gestão para conseguir operar adequadamente não precisaria – se tudo estivesse funcionando de maneira plena – criar controles paralelos.
Logicamente, que um outro arquivo criado para fazer avaliações momentâneas ou algo do tipo não é nenhum problema ou falha do software de gestão. Contudo, se existe um grande volume desses controles fora do sistema de gestão, tudo indica que ele está defasado, incompleto ou é inadequado para o perfil da corporação.
Falta de suporte técnico de qualidade
Esse indicativo é muito preocupante, e deixa claro que chegou a hora de mudar de software de gestão, pois sugere que a empresa fornecedora do sistema de gestão em operação não domina bem o seu próprio negócio.
Existe ainda uma segunda hipótese, que é a de que o fornecedor do sistema ainda esteja se estabelecendo, passando pela fase de amadurecimento. Significa que ele ainda não tem uma experiência sólida a respeito do que oferece.
Em qualquer dos casos, é preciso tentar entender bem qual é o motivo da deficiência, para avaliar se a situação é grave e merece uma tomada de decisão mais imediata ou se é algo que pode aguardar um tempo para resolução definitiva.
Ausência de relatórios estratégicos do negócio
Normalmente, um software de gestão é um sistema preparado para atender a dois tipos de funcionalidades básicas. Um desses pilares é a operacionalização do negócio do cliente, que deve permitir que os processos aconteçam de maneira mais prática e eficiente, evitando retrabalhos e a ocorrência de erros.
O outro é a geração de relatórios estrategicamente pensados, para tornar a gestão da empresa mais competitiva e assertiva.
Se esses relatórios não estão sendo suficientes para traduzir, em informação de alto valor agregado, os dados tratados pelo sistema, a empresa perde a chance de melhorar o seu nível de gestão, e isso é algo que não pode ser permitido em mercados cada vez mais competitivos.
Incompatibilidade com exigências da legislação
Além das obrigações financeiras que todo negócio tem junto ao governo, órgãos regulatórios e entidades afins, existe também a cobrança das chamadas obrigações acessórias, que implicam normalmente em algumas atividades específicas e a prestação de informações.
Um ERP que não está preparado para facilitar o cumprimento dessas obrigações acessórias gera gastos desnecessários, ao considerar que alguns funcionários precisem, em paralelo, cuidar dessas atividades.
Esse tipo de despreparo do sistema de gestão adotado pode indicar que a empresa fornecedora não conhece bem o negócio do cliente ou não está, por algum motivo, atualizada com a legislação.
Baixo nível de automatização
Uma das principais vantagens de se adotar um software de gestão é automatizar processos, principalmente os rotineiros. Assim, é possível ganhar mais tempo para que os funcionários se ocupem com tarefas menos operacionais e mais intelectuais, além de se eliminar em grande escala os erros cometidos pela condução manual de procedimentos.
Se um sistema exige que a intervenção humana seja algo frequente demais —ou que tudo precise ser repassado pela supervisão de muitas pessoas, a ponto de tornar os processos lentos e muito fracionados — essa solução não parece ser a mais adequada para a empresa.
Quanto mais madura a solução, mais ela deve buscar a automação, deixando para os colaboradores as atividades de análise e interpretação de informações já previamente processadas.
Avaliando cada um desses sinais, é possível perceber qual o nível de adequação do seu software de gestão e se ele atende, hoje, o que sua empresa precisa para manter a operação diária em condições adequadas de funcionamento.
Fique sempre atento se há algum sinal de que o seu sistema entrega menos resultados do que deveria e se é chegada a hora de fazer uma substituição para uma ferramenta mais produtiva e alinhada com o seu modelo de negócio.
E então, gostou do nosso conteúdo sobre os sinais que apontam para uma possível mudança de software de gestão? Caso tenha ficado alguma dúvida ou sugestão, deixe seu comentário! Compartilhe conosco também se tem alguma outra dica a respeito da melhor hora para fazer essa mudança!
